Privacyverklaring

Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

1 Verantwoordelijken

Het schoolbestuur, vzw Scholengemeenschap Lanaken is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.

Op bovenvermelde scholen is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via coordinatie.hhclanaken@gmail.com / privacy@sparrendal.be / privacy@svm-lanaken.be

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie van bovenvermelde scholen kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

 

2 Verwerkingen

2.1 Verwerkingsdoeleinden

Op bovenvermelde scholen verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:

  • leerlingenrekrutering;
  • leerlingenadministratie;
  • leerlingenbegeleiding;
  • leerlingenevaluatie;
  • public relations;
  • toezicht op telecommunicatie;
  • camerabewaking

 

Op bovenvermelde scholen verwerken wij personeelsgegevens omwille van de volgende doelen:

  • personeelsrekrutering;
  • personeelsadministratie;
  • personeelsbeheer (o.m. evaluatie);
  • loonadministratie;
  • public relations;
  • toezicht op telecommunicatie;

 

2.2 Verwerkte leerlingengegevens

Om jou in schrijven, te begeleiden en op te volgen in bovenvermelde scholen is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

 

  • Rijksregister: rijksregisternummer
  • Identificatie: voornaam, naam, geboortedatum, geboorteplaats en/of identiteitskaartnummer
  • Indicatoren: heeft moeder diploma/getuigschrift secundair onderwijs, anderstalig thuis, broer/zus, ouder(s) personeel, studietoelage ontvangen 2 voorbije schooljaren
  • Pasfoto: zoals op identiteitskaart, zelf genomen of via schoolfotograaf
  • Contact (school): emailadres v.d. school
  • Contact (privé): eigen vast telefoonnummer, eigen emailadres, eigen gsm-nummer
  • Schoolloopbaan: instellingen, jaren, richtingen, klassen
  • Afwezigheden: afwezige (halve) dagen, redenen, bewijzen
  • Evaluatie: puntenboeken, remediëring, rapporten, commentaren, deliberaties, verslagen, eindbeslissingen, motiveringen
  • Functioneren: gedrag, welbevinden, communicatie met leerkrachten, medeleerlingen, klaswensen, groepsdynamiek, begeleiding, medische informatie (nodig om het kind te begeleiden en te onderwijzen), opvolging, straffen, sancties, tucht
  • gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding);
  • afbeeldingen (die niet administratief gebruikt worden);

 

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was.

2.3 Verwerkte oudergegevens

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in bovenvermelde scholen is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • Identificatie: voornaam, naam, Adres: Straat, nummer, busnummer, postcode, gemeente, land
  • gezinssamenstelling;
  • privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
  • financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

  

2.4 Verwerkte personeelsgegevens

Om u te werk te stellen, te begeleiden en op te volgen in bovenvermelde scholen is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

  • identificatiegegevens (met i.h.b. een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling);
  • persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
  • elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten);
  • privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
  • loongegevens (met i.h.b. werkstation, opdracht(en), barema, salaris, aantal kinderen ten laste, bankrekeningnummer);
  • loopbaangegevens (met i.h.b. uittreksel strafregister, getuigschriften, diploma’s en bekwaamheidsbewijzen, voorgaande werkgevers (in het onderwijs), dienstanciënniteit, TADD, statutaire benoeming, verlofstelsels);
  • loopbaanbegeleiding (met i.h.b. lesobservaties, functionerings- en evaluatiegesprekken, gevolgde bijscholingen, verslagen pedagogische begeleiding);
  • aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, berichten Certimed, berispingen, blamen, tucht);
  • afbeeldingen (pasfoto voor intern administratief gebruik);

 

2.5 Ontvangers leerlingengegevens

  • Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens;
  • Scholengemeenschap Lanaken ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;
  • het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
  • het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen;
  • bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
  • bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.

 

2.6 Ontvangers personeelsgegevens

  • Het departement onderwijs is, via het werkstation bij AgoDi, een ontvanger van een deel van uw personeelsgegevens;
  • Scholengemeenschap Lanaken ontvangt uw loopbaan- en loongegevens omwille van hun bevoegdheden inzake TADD, statutaire benoemingen, mutaties en reaffectaties. Evaluatie-gegevens kunnen binnen de instellingen van scholengemeenschap Lanaken gedeeld worden.
  • bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur mogelijk toegang tot bepaalde loopbaan- en loongegevens;
  • bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook inzage krijgt tot bepaalde personeelsgegevens;

 

2.7 Verwerkers

In bovenvermelde scholen worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

  • Broeckx-on-web
  • Smartschool
  • Website
  • Facebook

 

In bovenvermelde scholen worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van personeelsgegevens:

  • Broekx-on-web
  • Smartschool

 

2.8 Voorwaarden

(leerling) Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

(personeel) Uw gegevens zullen verwerkt worden zolang u bij ons te werk gesteld bent. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op vzw Scholengemeenschap Lanaken kan je raadplegen op www.hhclanaken.be of opvragen via:

coordinatie.hhclanaken@gmail.com

3 Rechten inzake privacy

3.1 Rechten uitoefenen

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

  • recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
  • recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
  • recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
  • recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;
  • recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke);
  • recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
  • recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
  • recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

 

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot coordinatie.hhclanaken@gmail.com Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit = GBA / Vlaamse Toezichtcommissie = VTC) inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens.

 

3.2 Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

  • toezicht op telecommunicatie;
  • de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie.

 

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming

Op bovenvermelde scholen worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

 

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op bovenvermelde scholen te kunnen starten. Met uitzondering van:

  • rijksregisternummer[1];
  • gezondheidsgegevens[2];

 

 

 

 

Inhoud

1 Verantwoordelijken. 1

2 Verwerkingen. 1

2.1 Verwerkingsdoeleinden. 1

2.2 Verwerkte leerlingengegevens. 2

2.3 Verwerkte oudergegevens. 2

2.4 Verwerkte personeelsgegevens. 3

2.5 Ontvangers leerlingengegevens. 3

2.6 Ontvangers personeelsgegevens. 3

2.7 Verwerkers. 4

2.8 Voorwaarden. 4

3 Rechten inzake privacy. 4

3.1 Rechten uitoefenen. 4

3.2 Gerechtvaardigd belang. 5

3.3 Geautomatiseerde besluitvorming. 5

3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens. 5

 

[1] De school zal dit desgevallend opvragen via het departement onderwijs.

[2] De school kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over de relevante zorg- of gezondheids-gegevens beschikt of als de toestemming ontbreekt om deze te verwerken.